Khi thiết kế căn hộ, nhà phố, biệt thự, showroom hoặc văn phòng, nhiều khách hàng không chỉ quan tâm đến kiểu dáng nội thất mà còn chú trọng đến nguồn gốc vật liệu, chất lượng hoàn thiện và tính khác biệt của sản phẩm.
Bên cạnh nội thất được sản xuất trong nước, các sản phẩm và vật liệu có nguồn gốc nước ngoài cũng xuất hiện ngày càng nhiều trong các dự án. Đó có thể là sofa, giường, bàn ghế, đèn trang trí, phụ kiện tủ bếp, đá, vải, da, phụ kiện kim loại hoặc những sản phẩm được đặt theo yêu cầu riêng.
Tuy nhiên, với nội thất nhập khẩu, hành trình từ nhà cung cấp nước ngoài đến khi sản phẩm được lắp đặt hoàn chỉnh trong công trình thường dài hơn nhiều so với những gì khách hàng nhìn thấy. Phía sau đó là quá trình đặt hàng, đóng gói, vận chuyển quốc tế, chuẩn bị chứng từ, xác định mã HS Code, thực hiện thủ tục hải quan và giao hàng về công trình.
Vì vậy, một dự án sử dụng nội thất nhập khẩu cần kết nối chặt chẽ giữa thiết kế, mua hàng, logistics và tiến độ thi công.
Vì sao nội thất nhập khẩu được lựa chọn cho nhiều công trình?
Mỗi dự án có một yêu cầu khác nhau về phong cách, ngân sách và trải nghiệm sử dụng. Trong một số trường hợp, sản phẩm có sẵn trong nước đã đáp ứng tốt nhu cầu. Tuy nhiên, khách hàng có thể lựa chọn hàng nhập khẩu khi cần:
- Kiểu dáng hoặc phong cách đặc thù;
- Vật liệu theo yêu cầu thiết kế;
- Sản phẩm từ một thương hiệu cụ thể;
- Phụ kiện đồng bộ với hệ tủ hoặc thiết bị;
- Kích thước đặt riêng;
- Sản phẩm phục vụ công trình cao cấp;
- Mẫu mã chưa phổ biến trên thị trường trong nước.
Với những dự án này, việc chọn sản phẩm chỉ là bước đầu tiên. Đơn vị thiết kế và chủ đầu tư còn phải tính toán thời gian sản xuất, vận chuyển và giao hàng để bảo đảm nội thất có mặt đúng thời điểm thi công.
Những nhóm sản phẩm nội thất có thể cần vận chuyển từ nước ngoài
Tùy theo phong cách và quy mô công trình, hàng hóa có thể bao gồm:
- Sofa và ghế bọc da hoặc vải;
- Giường và đồ nội thất phòng ngủ;
- Bàn ăn, ghế ăn;
- Đèn trang trí;
- Phụ kiện tủ bếp;
- Thiết bị và phụ kiện phòng tắm;
- Đá và vật liệu hoàn thiện;
- Vải, da và vật liệu bọc;
- Phụ kiện kim loại;
- Đồ trang trí;
- Nội thất rời cho showroom và văn phòng.
Mỗi nhóm hàng có đặc điểm vận chuyển khác nhau. Sofa và bàn ghế chiếm nhiều thể tích, trong khi đá và phụ kiện kim loại có thể có trọng lượng lớn. Đèn trang trí và đồ decor lại cần phương án đóng gói chống va đập.
Do đó, phương án vận chuyển không nên được lựa chọn chỉ dựa trên giá cước.
Logistics quốc tế ảnh hưởng thế nào đến tiến độ nội thất?
Một công trình có thể đã hoàn thành phần xây dựng nhưng vẫn chưa thể bàn giao nếu thiếu những sản phẩm quan trọng.
Với hàng nhập khẩu, tiến độ có thể gồm nhiều giai đoạn:
- Xác nhận mẫu và thông số sản phẩm;
- Đặt hàng với nhà cung cấp;
- Sản xuất hoặc chuẩn bị hàng;
- Kiểm tra và đóng gói;
- Vận chuyển đến cảng, sân bay hoặc điểm tập kết;
- Vận chuyển quốc tế về Việt Nam;
- Thực hiện thủ tục hải quan;
- Giao hàng về kho hoặc công trình;
- Kiểm tra sản phẩm;
- Lắp đặt và hoàn thiện.
Nếu một công đoạn chậm, kế hoạch thi công phía sau có thể bị ảnh hưởng.
Vì vậy, với dự án sử dụng nhiều sản phẩm nhập khẩu, hợp tác với công ty logistics quốc tế cần được xem là một phần của kế hoạch thi công, thay vì chỉ là công việc vận chuyển hàng hóa.
Nên lựa chọn đường biển hay đường hàng không?
Vận chuyển đường biển
Đường biển thường phù hợp với hàng nội thất có kích thước hoặc số lượng lớn, chẳng hạn sofa, bàn ghế, giường, tủ và vật liệu hoàn thiện.
Ưu điểm là khả năng vận chuyển khối lượng lớn. Tuy nhiên, chủ đầu tư cần tính đến lịch tàu, thời gian vận chuyển, thời gian xử lý hàng tại cảng và kế hoạch giao nhận.
Đối với dự án có nhiều sản phẩm từ cùng một nhà cung cấp, việc gom hàng và xây dựng kế hoạch vận chuyển từ sớm có thể giúp quá trình cung ứng chủ động hơn.
Vận chuyển đường hàng không
Đường hàng không thường được cân nhắc với hàng:
- Có kích thước nhỏ;
- Giá trị cao;
- Cần giao gấp;
- Là phụ kiện thay thế;
- Cần bổ sung để kịp tiến độ.
Chi phí thường cao hơn đường biển, vì vậy phương án này cần được cân đối dựa trên mức độ cấp thiết của sản phẩm.
Đóng gói là yếu tố đặc biệt quan trọng
Nội thất là nhóm hàng dễ bị ảnh hưởng bởi va đập, độ ẩm và quá trình xếp dỡ.
Một chiếc bàn có thể bị trầy bề mặt. Đồ gỗ có thể bị ảnh hưởng nếu tiếp xúc với độ ẩm không phù hợp. Đèn trang trí và đồ decor có nguy cơ hư hỏng nếu kiện hàng không được cố định tốt.
Trước khi vận chuyển, cần xem xét:
- Bọc bảo vệ bề mặt;
- Chống ẩm;
- Chống va đập;
- Gia cố góc cạnh;
- Đóng thùng hoặc kiện phù hợp;
- Cố định sản phẩm;
- Đánh dấu hàng dễ vỡ khi cần thiết.
Với sản phẩm có giá trị cao hoặc được đặt riêng cho công trình, việc kiểm tra phương án đóng gói trước khi hàng xuất đi là rất cần thiết.
Hồ sơ nhập khẩu nội thất thường cần chuẩn bị gì?
Tùy từng sản phẩm và phương thức vận chuyển, bộ hồ sơ có thể khác nhau. Các chứng từ thương mại thường gặp gồm:
- Hợp đồng;
- Hóa đơn thương mại;
- Phiếu đóng gói;
- Vận đơn;
- Chứng từ xuất xứ nếu có;
- Catalogue hoặc tài liệu mô tả sản phẩm.
Thông tin trên các chứng từ cần có sự thống nhất hợp lý về tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị và các bên tham gia giao dịch.
Với một lô hàng gồm nhiều sản phẩm nội thất, danh mục hàng hóa nên được chuẩn bị chi tiết. Việc chỉ mô tả chung là “furniture” có thể không phản ánh đầy đủ sự khác biệt giữa từng nhóm sản phẩm.
Mã HS Code liên quan gì đến nội thất nhập khẩu?
Một bộ sofa, một chiếc đèn trang trí, phụ kiện tủ bếp và vật liệu hoàn thiện không phải là cùng một loại hàng hóa.
Mỗi sản phẩm có thể khác nhau về:
- Công dụng;
- Vật liệu;
- Cấu tạo;
- Mức độ hoàn thiện;
- Phương thức sử dụng.
Những yếu tố này có liên quan đến việc xem xét mã HS Code, chính sách mặt hàng và nghĩa vụ thuế.
Vì vậy, không nên xác định mã chỉ dựa vào tên gọi chung. Trước khi vận chuyển, doanh nghiệp nên chuẩn bị hình ảnh, catalogue, mô tả vật liệu và công dụng của từng sản phẩm.
Đối với lô hàng có nhiều loại nội thất và phụ kiện, việc xây dựng bảng danh mục từ sớm giúp quá trình đối chiếu chứng từ thuận lợi hơn.
Vì sao thủ tục hải quan cần được tính vào kế hoạch thi công?
Nhiều chủ đầu tư quan tâm đến ngày hàng rời khỏi nước xuất khẩu nhưng chưa tính đầy đủ thời gian từ khi hàng đến Việt Nam đến lúc có thể giao về công trình.
Trên thực tế, thủ tục hải quan là một phần cần được dự trù trong kế hoạch.
Tiến độ có thể bị ảnh hưởng nếu:
- Hồ sơ thiếu thông tin;
- Tên hàng mô tả chưa rõ;
- Chứng từ có sai lệch;
- Chưa chuẩn bị tài liệu sản phẩm;
- Cần bổ sung thông tin về vật liệu hoặc công dụng;
- Hàng thực tế không phù hợp với mô tả trên chứng từ.
Do đó, hồ sơ nên được kiểm tra trước khi hàng xuất đi, thay vì chờ đến khi hàng đã về Việt Nam.
Từ hàng nhập khẩu đến sản phẩm hoàn thiện trong công trình
Hoàn tất vận chuyển và thủ tục nhập khẩu chưa phải là điểm kết thúc.
Sau khi hàng về, đơn vị triển khai còn phải:
- Nhận và kiểm đếm;
- Kiểm tra tình trạng;
- Đối chiếu model và kích thước;
- Phân loại theo từng khu vực;
- Bảo quản trước khi lắp đặt;
- Vận chuyển vào công trình;
- Lắp ráp và hoàn thiện.
Với nội thất đặt riêng, sai lệch nhỏ về kích thước cũng có thể ảnh hưởng đến việc lắp đặt.
Đây là lý do đơn vị thiết kế cần kiểm soát thông số ngay từ giai đoạn đặt hàng.
Kết nối thiết kế nội thất với kế hoạch nhập hàng
Một bản thiết kế đẹp cần đi kèm với khả năng triển khai thực tế.
Khi sử dụng sản phẩm nhập khẩu, đơn vị thiết kế nên xác định sớm:
- Sản phẩm nào có sẵn;
- Sản phẩm nào cần đặt hàng;
- Thời gian sản xuất;
- Thời gian vận chuyển quốc tế;
- Thời gian dự kiến làm thủ tục hải quan;
- Thời điểm công trình sẵn sàng nhận hàng;
- Phương án thay thế nếu nguồn cung thay đổi.
Việc tính ngược từ ngày cần lắp đặt giúp chủ đầu tư xác định thời điểm phải chốt mẫu và đặt hàng.
Có nên chọn sản phẩm chỉ dựa trên hình ảnh?
Hình ảnh là yếu tố quan trọng trong quá trình lựa chọn nội thất, nhưng chưa đủ để quyết định.
Trước khi đặt hàng, cần kiểm tra thêm:
- Kích thước thực tế;
- Chất liệu;
- Màu sắc;
- Cấu tạo;
- Điều kiện sử dụng;
- Khả năng vệ sinh;
- Phương án bảo hành;
- Khả năng thay thế phụ kiện.
Với sản phẩm nhập khẩu, thời gian bổ sung hoặc đổi hàng thường dài hơn sản phẩm có sẵn trong nước. Vì vậy, việc xác nhận thông tin trước khi đặt hàng càng quan trọng.
Khi nào nên sử dụng nội thất nhập khẩu?
Không phải mọi công trình đều cần sử dụng toàn bộ sản phẩm nhập khẩu.
Một phương án thực tế là kết hợp:
- Nội thất sản xuất theo kích thước công trình;
- Sản phẩm có sẵn trong nước;
- Một số sản phẩm nhập khẩu làm điểm nhấn;
- Vật liệu hoặc phụ kiện đặc thù theo yêu cầu.
Cách tiếp cận này giúp cân bằng giữa thiết kế, ngân sách và tiến độ.
Đơn vị thiết kế cần xem xét toàn bộ không gian thay vì lựa chọn từng món đồ riêng lẻ. Đây cũng là hướng phù hợp với mô hình thiết kế, sản xuất và thi công nội thất trọn gói mà Linea Decor đang giới thiệu cho các dự án căn hộ, nhà phố, showroom và văn phòng.
Kết luận
Nội thất nhập khẩu không chỉ là câu chuyện chọn một sản phẩm đẹp từ nước ngoài.
Đằng sau mỗi món đồ là một chuỗi công việc gồm xác nhận thiết kế, đặt hàng, đóng gói, logistics quốc tế, mã HS Code, thủ tục hải quan, giao nhận và lắp đặt.
Với chủ đầu tư, điều quan trọng là kết nối chuỗi cung ứng với tiến độ hoàn thiện công trình. Khi sản phẩm được lựa chọn sớm, hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ và lịch vận chuyển được tính toán hợp lý, nguy cơ chậm tiến độ và phát sinh chi phí sẽ được hạn chế.
Một không gian hoàn thiện tốt không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng thiết kế mà còn phụ thuộc vào khả năng đưa đúng sản phẩm đến đúng công trình, vào đúng thời điểm.
